Mekanisme Kerja Kabinet Khittah

Mekanisme Kerja Kabinet Khittah-Fahmina

1.      Tujuan. Mekanisme kerja ini dibikin sementara untuk mengelola dan mengatur kerja-kerja program Khittah-Fahmina selama satu tahun saja, Tahun 2014. Sebelum ada mekanisme yang baru dan tetap, maka mekanisme ini berlaku. Mekanisme ini berlaku bagi seluruh orang yang bekerja/belajar dalam Program Khittah-Fahmina.

2.      Penanggung-Jawab Program Khittah-Fahmina adalah Majlis Pengurus Fahmina yang dipimpin Kamala Chandrakirana, dengan anggota KH Husein Muhammad, Marzuki Wahid, Lies Marcoes-Natsir, dan Dewi Laily Purnamasari. Majlis Pengurus akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap Program melalui rapat yang akan diselenggarakan satu kali per-tiga bulan, atau empat kali dalam satu tahun. Rapat ini akan menghadirkan Pengelola, yaitu Kabinet Khittah, sebelum membuat keputusan Majlis yang harus dijalankan Pengelola Program Khittah-Fahmina.

3.      Pengelola Program Khittah-Fahmina adalah Tim yang bersifat kolektif, yang disebut sebagai Kabinet Khittah, dipimpin oleh Faqihuddin Abdul Kodir, dengan anggota Rosidin, Satori, dan Farida Mahri. Setiap anggota Kabinet memiliki tugas yang berbeda satu dari yang lain, yaitu:

a.         Satori, bertanggung-jawab terhadap seluruh layanan administrasi, keuangan, aset, dan kawasan.

b.        Rosidin, bertanggung-jawab atas seluruh pengelolaan program-program dan hubungan dengan jaringan-jaringan Fahmina (program konvensional).

c.         Farida Mahri, bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan yang khusus terkait program perbaikan kelembagaan (khittah) dan penguatan kapasitas staff.

4.      Pengelola Satuan Kegiatan Program Khittah-Fahmina.

a.      Marzuki Rais, bertanggung-jawab atas perbaikan SMK BBC dan pengelolaan Website Fahmina, ISIF, dan SMK BBC.

b.      Rozikoh Sukardi, bertanggung-jawab atas monitoring program konvensional dan pengelolaan kegiatan-kegiatan Khittah.

c.       Alifatul Arifiati, bertanggung-jawab atas pengelolaan seluruh kegiatan program kesehatan reproduksi dan seksualitas remaja dan pendampingan masyarakat.

d.      Rohman, bertanggung-jawab atas layanan luar kantor dan pengelolaan seluruh aset Yayasan selain elektronik.

e.       Agus, bertanggung-jawab atas pengelolaan aset elektronik dan layanan informasi dan teknologi.

f.       Gani Hasyim, bertanggung-jawab atas layanan perpustakaan.

g.      Ihabuddin, bertanggung-jawab atas kebersihan kawasan Yayasan.

h.      Ini Suartini, bertanggung-jawab atas pembayaran keuangan Yayasan.

i.        Devy Prasetya, bertanggung-jawab atas pembukuan keuangan Yayasan.

j.        Hesti Wijayanti, bertanggung-jawab pada administrasi kantor ISIF, absensi seluruh staff Yayasan, surat keluar masuk Yayasan, serta keluar masuk telpon di Gedung Datul Kahfi.

5.      Pelaksanaan Kerja Program Khittah-Fahmina. Seluruh kegiatan Program Khittah telah dirumuskan dalam Workplan Khittah satu tahun dengan menentukan penanggung-jawab masing-masing kegiatan. Dokumen Workplan ini menjadi basis pelaksanaan seluruh kegiatan Khittah, sehingga tidak memerlukan lagi rapat-rapat untuk memutuskan terkait hal-hal yang ada dalam Program Khittah. Jika yang bertanggung-jawab memerlukan kordinasi atau masukan, atau seseorang punya inisiasi yang lebih baik untuk dimasukkan dalam kegiatan atau Program, bisa meminta rapat kepada Kabinet Khittah untuk sebuah keputusan kelembagaan.

6.      Rapat Kabinet. Minimal sekali dalam seminggu, Kabinet Khittah akan melakukan rapat-rapatnya untuk memonitor progres kerja seluruh staff dan keuangan bulanan lembaga, mengevaluasi kinerja, dan memutuskan hal-hal yang diusulkan MP atau diajukan salah satu staff, atau hal-hal lain di luar yang telah dimasukkan dalam Workplan Khittah, atau apapun yang bersifat kelembagaan. Paling sedikit, di setiap Senin pagi, jam 09.00-12.00, Kabinet Khittah akan melakukan rapat mingguan untuk hal-hal yang bersifat kelembagaan.

7.      Komunikasi via Email. Jika anda ingin mengusulkan sesuatu, komplain mengenai sesuatu, atau meminta seseorang/banyak orang dari staff Fahmina agar melakukan suatu tindakan tertentu dalam urusan lembaga, maka anda harus perhatikan bagian tanggung-jawab masing-masing staff di no. 3 dan 4. Anda tidak perlu mengirim email ke semua orang, karena akan sulit untuk dipertanggung-jawabkan. Kirimlah kepada seseorang yang secara khusus memegang tanggung-jawab terhadap sesuatu yang menjadi pembicaraan/kepentingan anda. Jika anda merasa orang lain perlu tahu, maka anda bisa melakukan CC kepada administratur masing-masing, atau kepada Ketua Khittah jika anda ingin menuju salah satu administratur. Tentu saja, anda bisa men-CC email ke staff lain, jika dirasa perlu. Tapi sebaiknya, usahakan lebih sedikit orang, agar mudah untuk dipertanggung-jawabkan dan tidak saling lempar tanggung-jawab.

8.      Administratur dan Anggota. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap anggota Kabinet adalah sekaligus administratur yang mendampingi 5 orang dalam proses pembelajaran, yang kita sebut sebagai Sekolah Khittah Fahmina. Administratur Rosidin akan mendampingi: Rozikoh Sukardi, Rohman, Gani Hasyim, Nana Cahana, dan Dewi Nurhasanah. Administratur Satori  mendampingi: Nurul Huda, Alifatul Arifiati, Abdul Muiz Ghazali, Ihabuddin, dan Devi Prasetya. Sementara Administratur Farida Mahri mendampingi: Marzuki Rais, Agus Munawir, Asih Widyowati, Hesti Wijayanti, dan Ini Suartini. Di samping untuk mempermudah proses kordinasi, monitoring, dan evaluasi dalam pembelajaran dan kerja, pembagian ini sekaligus untuk memperlancar komunikasi. Dalam konteks ini, sekali lagi, sebaiknya anda cukup menuju email (ke/to) kepada yang bersangkutan saja, anda hanya perlu CC ke administratur, dan atau Ketua Khittah. Lain halnya jika anda ingin mengundang semua orang, atau ingin memberitahukan suatu hal ke semua orang.

9.      Undangan/Pemberitahuan/Informasi. Jika anda ingin melakukan satu dari tiga hal ini, sebaiknya anda menggunakan media selain email. Yaitu, Facebook yang bersifat group khusus untuk seluruh anggota “Sekola Khittah Fahmina”, pastikan anda sudah bergabung dengan FB group ini. Atau, anda bisa mengupload informasi yang ingin anda sampaikan lewat Blogspot: “Sekola Khittah-Fahmina”. Jika FB “Sekola Khitta Fahmina” bersifa khusus untuk anggota, Blog “Sekola Khittah-Fahmina” ini bersifat publik, tetapi secara khusus ia dirancang agar semua informasi yang terkait proses Khittah bisa diakses oleh seluruah anggota Majlis Pengurus dan seluruh staff atau peserta Lattana. Karena bersifat publik, maka orang lain bisa membaca yang ada di Blog. 

Selamat Belajar dan Bekerja…..